Makin banyak perusahaan yang membolehkan para calon karyawan untuk
mengirimkan lamarannya lewat email. Hal ini tentunya menguntungkan baik
bagi perusahaan maupun pelamar.
Bagi perusahaan, ini akan mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk
kertas yang harus mereka terima dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah
bagi perusahaan untuk mem-forward surat lamaran berbentuk email ke para usernya.
Bagi calon karyawan, ini akan menolong mereka untuk mengirimkan lamaran
secara cepat. Jika Anda mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan,
dengan mudah Anda dapat mengkopi email lamaran Anda sebelumnya dan
menyesuaikannya.
Tentu saja semua tips umum menulis surat lamaran tetap perlu diikuti.
1. Judul Email
Judul email Anda haruslah menolong penerimanya untuk segera
mengetahui maksud dari email Anda. Karena itu tuliskan judul yang jelas
tetapi singkat. Sebagai contoh, Anda dapat menuliskannya sebagai
berikut "Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran".
Catatan: Baca dengan baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali mereka meminta Anda menuliskan kode tertentu di judul atau subject email Anda.
Terutama jika pada saat yang bersamaan mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.
2. Dimana Surat Lamaran Ditulis?
Sering kali kita bingung apakah perlu menuliskannya di badan email atau di file tersendiri. Menurut teman saya yang bekerja di bidang recruiting sebuah perusahaan multinational, Anda dapat menuliskan surat lamaran (cover letter)
Anda di badan email. Artinya, perusahaan tetap akan menerima surat
lamaran Anda dengan baik. Pengalaman saya, tidak pernah ada perusahaan
yang menolak lamaran yang suratnya dituliskan di badan email.
3. Bagaimana dengan Resume?
Jangan menulis resume Anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan sebagai lampiran email Anda.
4. Word, PDF, atau Text?
Biasanya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerja jenis
file yang bisa Anda kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word,
terkadang mereka mengijinkan Anda untuk mengirimkan file berformat pdf.
Jika tidak disebutkan, kirimkan resume Anda dalam file MS Word (.doc).
File text (ekstension .txt) lebih baik tidak digunakan karena pada
saat dikirim dengan email, file tersebut terkadang muncul di badan
email. Ini terutama jika Anda menggunakan email gratis di Web, seperti
Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.
5. Ukuran Email
Usahakan ukuran email Anda tidak melebihi 300 kb. Ukuran email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di-attach.
Karena itu periksa besar file yang Anda lampirkan. Jika Anda diminta
menyertakan foto, jangan masukkan file foto yang terlalu besar.
Perkecil ukuranya dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor.
6. Email Signature
Email signature adalah text yang dituliskan secara otomatis oleh provider email Anda. Signature ini bisa Anda program sendiri, atau bagian dari iklan untuk penyedia jasa email tersebut.
Adanya signature ini mengurangi kesan profesional pada lamaran Anda.
Email web gratis seperti Yahoo! dan Hotmail menambahkan signature
ini secara otomatis pada semua email yang mereka kirim. Sedangkan Gmail
tidak. Inilah alasan pertama saya memilih Gmail untuk mengirimkan
lamaran-lamaran saya.
7. Test Kirim
Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof read, Anda juga perlu melakukan test pengiriman. Lakukan ini dengan mengirimkan email lamaran Anda, lengkap dengan attachment-nya
ke email lain. Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut ke
email perusahaan yang Anda tuju. Kirim ke alamat email lain yang Anda
punya. Jika Anda hanya mempunyai satu alamat email, Anda bisa membuat
alamat email baru di Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.
Apa pentingnya langkah ini? Sering kali format email yang Anda kirim
berubah setelah sampai di alamat email lain. Saat mengirimkan email
dari Yahoo! ke Gmail, saya perhatikan spasi email saya berubah dari
satu menjadi dua. Tapi sebaliknya, email yang saya kirim dari Gmail ke
Yahoo! tidak berubah formatnya. Ini alasan kedua saya menggunakan Gmail
untuk mengirimkan lamaran saya. (klikkarir.com)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar